1. Qui a accès à vos données à caractère personnel ?

1.1. Les destinataires suivants sont susceptibles de recevoir ou d’avoir accès à certaines de vos données à caractère personnel (uniquement si cela est nécessaire à l’exercice de leur mission) :

les membres de notre personnel en charge du suivi commercial et administratif ont accès aux données d’identification personnelle, aux données d’identification professionnelle et aux données de contact de nos clients?;

les membres de notre équipe en charge du suivi de nos prestataires, fournisseurs et sous-traitants éventuels ont accès aux données d’identification personnelle, aux données d’identification professionnelle et aux données de contact des représentants de nos prestataires, fournisseurs et sous-traitants éventuels ;

notre secrétariat social a accès aux données personnelles de nos employés et stagiaires afin d’assurer le suivi de nos ressources humaines, de respecter nos obligations sociales et d’assurer le calcul des rémunérations ; 

nos conseillers juridiques et comptables ont accès à certaines données à caractère personnel des personnes concernées dans le cadre d’opérations de restructuration de nos activités ou de litiges.

1.2. Nous confions le traitement de certaines de vos données à caractère personnel à des prestataires externes et sous-traitants uniquement dans la mesure nécessaire pour réaliser leurs missions et conformément à nos instructions écrites et à la Législation sur la Protection des Données Applicable.

2. Comment gérons-nous nos sous-traitants ?

2.1. Nous prenons les mesures adéquates pour veiller à ce que nos sous-traitants traitent vos données à caractère personnel conformément à la Législation sur la Protection des Données Applicable.

2.2. Nous veillons entre autres à ce que nos sous-traitants s’obligent à ne traiter des données à caractère personnel qu’en vertu de nos instructions, à ne pas engager un autre sous-traitant sans notre autorisation préalable, à prendre les mesures techniques et organisationnelles adéquates pour garantir la sécurité des données à caractère personnel, à garantir que les personnes autorisées à accéder à des données à caractère personnel soient soumis à des obligations adéquates de confidentialité, à restituer et/ou détruire les données à caractère personnel qu’ils traitent à la fin de leurs services, à se conformer à des audits et à nous fournir une assistance pour assurer le suivi des demandes de personnes concernées quant à l’exercice de leurs droits par rapport à leurs données à caractère personnel.

2.3. En cas de transfert de données en dehors de l’Union européenne par nos sous-traitants, ces transferts se font exclusivement avec des cocontractants se conformant aux prescrits de la Législation sur la Protection des Données Applicable.

3. Quels sont les délais de conservation applicables ?

3.1. Nous veillons à ce que vos données à caractère personnel ne soient conservées que pour une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

3.2. Nous conservons les factures et autres documents comptables (qui sont susceptibles de reprendre certaines de vos données à caractère personnel) pendant une période de sept (7) ans suivant la date de leur émission conformément à la loi comptable. Ces documents comptables peuvent, le cas échéant, contenir certaines données d’identification personnelle, certaines données d’identification professionnelle et certaines données de contact.

3.3. Nous utilisons également les critères suivants pour déterminer la durée de conservation des données à caractère personnel en fonction du contexte et des finalités de chacun des traitements :

- la date de notre dernière prise de contact ;

- des raisons de sécurité (par exemple, la sécurité de nos systèmes d’information) ;

- tout différend ou litige en cours ou potentiel avec une personne concernée ;

- toute obligation légale de conserver ou d’effacer les données à caractère personnel (par exemple, une obligation de conservation imposée par une loi comptable ou fiscale).